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En los negocios de alquiler y compra-venta de vehículos se hacen grandes esfuerzos para mejorar la eficiencia en la gestión de flotas de vehículos y aumentar el ahorro.
Teniendo en cuenta esta realidad, a continuación se presentan las claves para reducir costes en la gestión de flotas de vehículos con el fin de ahorrar recursos, optimizar los procesos y obtener resultados positivos.
Las empresas de alquiler de coches, o de compra y venta de coches, son una de las que más suelen requerir una buena gestión de flotas de vehículos, pues estos suelen mantenerse en constante uso y por ello representan una inversión económica constante a lo largo del tiempo.
Cuanto más crece una compañía de renting o compra-venta, más suelen ser los vehículos que integra para su funcionamiento.
En este sentido, la gestión de flotas de vehículos pasa a ser un elemento vital, pues la mejora de la administración, control y seguimiento de sus vehículos aportan mayor rentabilidad a su actividad.
En primer lugar veremos qué elementos influyen en este sentido y después veremos 6 propuestas concretas para reducir costes.
La gestión de la flota de vehículos incluye una gran variedad de elementos a tener en cuenta. Para hacer más claro este proceso, con el paso del tiempo estos elementos se dividieron en dos grandes grupos: los costos directos y los indirectos.
Estos se dividen en costos directos fijos y costos directos variables. Los fijos pueden ser, por ejemplo, el sueldo de los trabajadores, los impuestos vehiculares, la compra de nuevos vehículos; se trata de aquellos costos que no tendrán un margen de variación constante.
Por su parte, los costos directos variables se relacionan a la posible actividad que puedan ejecutar los transportes. En este sentido, en este grupo entrarán el consumo de combustible, mantenimiento del vehículo, pago de peajes, reparación de neumáticos, aquellos relacionados con el personal de transporte, etc.
Los costos indirectos no poseen una actividad que involucre a los vehículos como tal, pero que sí tienen relación con estos, especialmente con la gestión de las flotas de vehículos.
Por ejemplo, el sueldo del personal administrativo encargado de coordinar la flota, sus materiales de oficina, el sistema de gestión de vehículos que empleen, entre otros factores.
Cada empresa poseerá características específicas que determinen el costo indirecto de su flota de vehículos.
Como hemos mencionado anteriormente, cada empresa poseerá un contexto particular en los costos indirectos de su flota de vehículos.
Sin embargo, en lo que se refiere a los directos sí que se puede realizar un cálculo del coste de una flota.
Este punto, de hecho, resulta de suma importancia para la administración de una empresa, pues permite prever cuál será la inversión económica que se deberá hacer en un plazo de tiempo determinado dentro de la gestión de flotas de vehículos que posea, además de que este proceso sea efectivo.
En el cálculo del coste de una flota existirán gastos que se realizan a lo largo del tiempo en base a los kilómetros recorridos durante un periodo establecido.
En este sentido tenemos, por ejemplo, la inversión en combustible, mantenimiento, relaciones o cambios de neumáticos durante un año.
A su vez, los costos fijos y variables no se pueden dejar de lado en el cálculo del coste de una flota.
Si bien dependen de la actividad particular que lleve a cabo cada vehículo, tendrán una gran importancia pues determinarán como de grande será el desgaste de cada vehículo y las posibles formas de optimizar estos procesos para mejorar la actividad.
Cada empresa tendrá la tarea de verificar cuáles son estos elementos y estudiarlos.
Para poder realizar de forma automática y efectiva la administración de flotas vehiculares de una empresa, es necesario llevar a cabo un proceso de analítica de datos en la gestión de vehículos conectados.
Este proceso se lleva a cabo a través de sistemas computarizados o de software que evalúan la información que proporcionamos sobre la flota en cuestión.
La analítica de datos para gestión de vehículos conectados permite monitorizar aspectos como el estado o condiciones del vehículo, los recambios y la gestión de las reparaciones con talleres mecánicos entre otros factores.
Por supuesto, estos elementos permiten conocer cuál es el estado de cada vehículo en particular y de la flota en general con el fin de mantenernos en constante conocimiento de estos. Sustentar las decisiones de la gestión en información confiable no es solo una opción recomendada, sino también una necesaria.
Es gracias a la conectados que podemos llegar hasta el punto de prever situaciones, tomar decisiones y evitar inversiones de recursos que no sean necesarias (especialmente en back office y a la hora de negociar con fabricantes y comercializadoras). De esta manera, encontramos las claves para reducir dichos costes.
Como mencionamos anteriormente, la analítica de datos para gestión de vehículos conectados es el punto inicial que permite administrar correctamente una flota y tomar las decisiones correctas en cuanto a esta.
Como dice el refrán, “la información es poder”, y en este contexto será de mucha ayuda cuanta más tengamos sobre nuestros vehículos.
Siempre es necesario mantenernos al tanto de las posibles formas de reducir la flota de coches o vehículos a fin de que se reduzcan los costes de la gestión de la flota.
Esta no es una tarea fácil, pues siempre se debe tener en cuenta que no se vea afectada negativamente la actividad de la empresa.
Sin embargo, al reducir la cantidad de coches se reducirá también la inversión de estos, lógicamente.
Uno de los principales costes directos fijos es el consumo de combustible de los coches.
Reducir este punto es, claramente, una de las mejores opciones que tenemos para disminuir es coste, no inversión que se realiza en los vehículos.
Por ejemplo el gasto excesivo de neumáticos afecta directamente al coste de combustible.
Es decir, ninguna de estas 6 claves son aisladas, si no todas entre si tiene alguna correlación.
Cuando la empresa realiza actividades relacionadas con despachos y envíos, una forma de aminorar su coste en mantenimiento es reduciendo sus recorridos. Esto se logra, por ejemplo, al buscar nuevas rutas que sean más rápidas o directas y que permitan llegar hasta el destino sin recorrer un trayecto tan largo.
Por supuesto, un control en el mantenimiento de los vehículos traerá grandes beneficios para el estado de estos.
Tomemos como ejemplo cuidar el estado del aceite en el motor, proceso que permitirá precisamente que el motor continúe funcionando correctamente. Si el motor se dañase por falta de mantenimiento, requeriría un coste mayor del esperado en la gestión general por tener costes imprevistos por no estar pendientes de los mantenimientos.
Los vehículos son conducidos por personas y por ende estas podrían estar cometiendo malas prácticas o procedimientos.
Conducir mal, ir a exceso de velocidad o incluso la acción recurrente de accidentes por descuidos desmejoran el estado del vehículo y son algunas de las acciones que aumentan el nivel de daños e inversión en reparaciones.
En definitiva, la clave para poder reducir costes en la gestión de flotas de vehículos está en el uso correcto de la información sobre los transportes de los que se disponen.
Contar con la analítica de datos para gestión de vehículos conectados será el primer paso (y uno de los más importantes) a la hora de reducir los costes en los vehículos de los que dispongamos.
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